「書類が多くて何から手をつければいいかわからない」とお悩みではないですか？
特定技能外国人の受け入れを検討している採用担当者の方から、「申請書類の種類が多すぎて何を準備すればいいか整理できない」「手続きの流れがよくわからない」というご相談をよくいただきます。
特定技能の在留資格申請（特定技能1号）は、通常の就労ビザに比べて提出書類が多く、手続きも複雑です。しかし、大まかな流れと必要書類のカテゴリを把握しておけば、準備を着実に進めることができます。
本記事では、特定技能の申請・書類に関する基本的な流れと、受入企業が用意すべき書類の概要を解説します。
特定技能の在留資格申請の基本的な流れ
特定技能の在留資格申請には、主に以下の2つのパターンがあります。
- 在留資格認定証明書交付申請：海外から新たに呼び寄せる場合（海外在住の外国人を採用するケース）
- 在留資格変更許可申請：すでに日本に在留している外国人が別の在留資格から特定技能へ変更するケース（留学生や技能実習生からの切り替えなど）
いずれの場合も、申請先は出入国在留管理庁（入管）です。申請は受入企業または行政書士・弁護士が代わりに書類を作成し、認定を受けた申請取次者（登録支援機関や行政書士など）が入管へ提出します。
申請から就労開始までの大まかなステップ
- 受入企業が外国人材を選定・内定
- 雇用契約の締結
- 支援計画の策定（または登録支援機関への委託）
- 必要書類の収集・作成
- 入管への申請
- 審査（標準処理期間は約1〜3か月）
- 在留資格の取得・就労開始
審査期間は申請の混雑状況や書類の不備によって前後することがあります。余裕を持ったスケジュール管理が重要です。
受入企業が用意する主な必要書類
特定技能の申請・書類は、大きく「受入企業に関する書類」「外国人本人に関する書類」「雇用契約・支援計画に関する書類」の3カテゴリに分かれます。
受入企業に関する書類
- 登記事項証明書（法人の場合）
- 決算書・税務申告書の写し（直近年度分）
- 社会保険料の納付証明書
- 分野ごとに定められた基準を満たすことを証明する書類
特定技能は16の対象分野（介護・建設・農業など）ごとに業所管省庁が定める独自の基準があります。たとえば建設分野であれば「建設業許可」の写しが必要になるなど、分野によって追加書類が異なる点に注意が必要です。
外国人本人に関する書類
- パスポートの写し
- 技能試験・日本語試験の合格証明書（または技能実習2号修了証明書など）
- 本国の公的書類（犯罪経歴証明書など）
特定技能1号の取得には、対象分野の技能試験と日本語試験（N4相当以上）の合格が原則必要です。ただし、技能実習2号を良好に修了している場合は試験が免除されます。
雇用契約・支援計画に関する書類
- 雇用契約書および労働条件通知書の写し
- 特定技能外国人支援計画書
- 支援委託契約書（登録支援機関に委託する場合）
労働条件は日本人と同等以上であることが求められます。支援計画は、外国人が日本で安心して生活・就労できるよう、入職前後の生活オリエンテーションや相談窓口の設置など、10項目の支援を定めたものです。
【2026年改正】書類「作成」は行政書士のみが担える
2026年1月1日に行政書士法が改正され、報酬を得て在留資格申請書類を作成できるのは行政書士または弁護士のみであることが明確化されました。
登録支援機関は申請書類を入管へ「提出（取次）」することはできますが、書類の「作成」は行政書士・弁護士の業務です。受入企業が選択できる対応は以下の2通りです。
- ① 書類作成を行政書士に委託する
- ② 自社の担当者が書類を作成する
登録支援機関に「書類もまとめて頼めば大丈夫」と思っていた場合、改正後は対応できない業務がある点に注意が必要です。申請サポートをどこに依頼するか事前に確認しておきましょう。
スムーズに申請を進めるためのポイント
特定技能の申請・書類を準備する際に、現場の担当者がつまずきやすいポイントをまとめました。
- 分野ごとの追加書類を早めに確認する：対象分野によって必要書類が大きく異なるため、業所管省庁のガイドラインを事前に確認することが重要です。
- 社会保険の加入状況を整えておく：社会保険未加入の場合、申請が通らないケースがあります。
- 書類の不備は審査遅延につながる：記載漏れや押印漏れなどの軽微なミスが審査期間を延ばすことがあります。
- 外食業分野への注意：2026年4月13日より、外食業分野の特定技能1号の新規受け入れは原則停止となっています。この分野での採用を検討している場合は、最新情報をご確認ください。
特定技能の受け入れについてお悩みの方は、登録支援機関でもあるシャインアーチ株式会社にお気軽にご相談ください。