特定技能の定期届出の書き方と提出方法【2026年版】

2026-04-19

「定期届出って何を出せばいいの？」と戸惑っていませんか？

特定技能外国人の受け入れをはじめた企業の担当者から、よく聞かれる悩みのひとつが「定期届出の手続きがよくわからない」というものです。

特定技能制度では、受け入れ後に一度手続きが終わるわけではなく、定期的に出入国在留管理庁（以下、入管）へ届出を行う義務があります。記載内容や提出タイミングを誤ると指導の対象となることもありますので、正確に理解しておくことが大切です。

この記事では、特定技能における定期届出の概要・書き方・提出方法を2026年版の情報をもとにわかりやすく解説します。

定期届出とは、特定技能外国人を雇用している受入機関（企業）が、一定の期間ごとに入管へ状況を報告する手続きのことです。在留資格「特定技能」には、受け入れ後も継続的なモニタリングの仕組みが組み込まれており、定期届出はその中心的な制度です。

届出の義務者は原則として受入機関（直接雇用している企業）ですが、登録支援機関（受け入れ企業から支援業務を委託された機関）が支援計画の全部を委託されている場合は、登録支援機関も届出の義務を負います。

定期届出には、大きく分けて以下の2種類があります。

受入機関が登録支援機関に支援業務の全部を委託している場合は、双方がそれぞれの届出を行う必要があります。

定期届出は4か月ごとに提出が求められます。具体的には以下の3つの期間に区切られています。

各期間の末日が提出期限です。提出が遅れると届出義務違反となる可能性があるため、期限管理はしっかり行いましょう。

定期届出の様式は入管のウェブサイトからダウンロードできます。主な記載項目と書き方のポイントを確認しておきましょう。

書き方のポイントは、雇用契約書や給与明細などの記録と照合しながら正確に記載することです。「問題なし」と曖昧に書くのではなく、具体的な事実をもとに記入するよう心がけましょう。

支援記録は日頃からこまめに残しておくと、届出の際に慌てずに済みます。

定期届出の提出方法は、主に以下の2つです。

出入国在留管理庁が提供する在留申請オンラインシステムを利用すると、窓口に出向かずに届出を行えます。事前にアカウント登録が必要ですが、一度設定すれば次回以降の操作がスムーズになります。書類の郵送・持参が不要なため、管理コストの削減にもつながります。

紙の様式に記入し、管轄の入管局・支局・出張所に持参または郵送する方法です。窓口の混雑状況によっては時間がかかることもあるため、余裕をもって準備することをおすすめします。

提出方法の詳細や最新の様式については、出入国在留管理庁の公式サイトをご確認ください。

定期届出の提出を怠ったり、虚偽の内容を届け出た場合は、30万円以下の罰金や、今後の特定技能外国人の受け入れが困難になる可能性があります。また、入管から是正指導を受けることもあります。

特定技能制度は企業のコンプライアンス状況が定期的に確認される仕組みになっていますので、届出義務は軽視しないようにしましょう。

特定技能の定期届出は、4か月ごとに繰り返し発生する手続きです。初回は戸惑うことも多いですが、記載内容を把握し、日頃から記録を整理しておけば、スムーズに対応できるようになります。

また、登録支援機関に支援業務を委託している場合は、受入機関と登録支援機関の双方が届出義務を負う点を忘れずに確認しておきましょう。不明点がある場合は、入管の公式情報や専門家に相談することをおすすめします。

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