特定技能を初めて受け入れた企業が押さえるべき実務ポイント

「特定技能の採用を検討しているけれど、何から始めればいいかわからない」「手続きが複雑そうで不安…」そのようにお感じの採用担当者の方は多いのではないでしょうか。

特定技能制度（2019年4月に創設された在留資格で、人手不足の分野において即戦力となる外国人材を受け入れることを目的としています）は、初めて活用する企業にとって、準備すべき事項が多く感じられるかもしれません。しかし、実務上の基本ポイントを押さえておけば、スムーズに受け入れを進めることができます。

この記事では、特定技能を初めて受け入れる企業の担当者の方に向けて、採用前の準備から受け入れ後の支援まで、実務で押さえておくべきポイントを順にご紹介します。

1. 受け入れ前に確認すべき要件

特定技能外国人を受け入れるには、企業側がいくつかの要件を満たす必要があります。まず確認したいのが、自社の業種が特定技能の対象分野に該当するかどうかです。

2026年時点では、介護・建設・農業・飲食料品製造業・外食業など計16分野が対象となっています。ただし、外食業については2026年4月13日より新規受け入れが原則停止となっています（在留者数が受入上限の5万人に達する見込みとなったためです）。外食業での採用を検討されていた場合は、最新の情報をご確認ください。

次に、受け入れ企業には以下のような要件が課せられています。

• 分野ごとに定められた基準を満たすこと
• 外国人への支援計画を策定すること（または登録支援機関に委託すること）
• 労働条件を日本人と同等以上にすること

これらを事前に整理しておくことが、受け入れ準備の第一歩です。

2. 採用手続きの流れと実務上の注意点

特定技能外国人の採用には、通常の求人・採用活動とは異なる手続きが伴います。大まかな流れは以下の通りです。

① 人材の選定と雇用契約の締結

特定技能人材は、海外から呼び寄せる場合（在留資格認定証明書の取得が必要）と、すでに日本在住の方を採用する場合（在留資格変更許可申請が必要）とで手続きが異なります。いずれの場合も、雇用条件は書面で明確にし、母国語での説明が推奨されます。

② 在留資格申請

雇用契約の締結後、出入国在留管理庁への在留資格申請を行います。申請に必要な書類は分野ごとに異なるため、事前に確認が必要です。

ここで注意が必要なのが、2026年1月の行政書士法改正による影響です。改正により、報酬を得て在留資格申請書類を「作成」できるのは行政書士・弁護士のみとなりました。登録支援機関（受入企業に代わって外国人の生活・就労支援を行う機関）は書類の「取次（入管への提出）」は行えますが、書類の作成は行えません。書類作成については、行政書士への委託か、自社担当者による作成をご検討ください。

③ 支援計画の整備

受け入れ企業は、特定技能外国人に対して入国前から就労中・退職時までの支援を計画・実施する義務があります。具体的には、生活オリエンテーション、住居確保の支援、日本語学習の機会提供などが含まれます。自社で対応が難しい場合は、登録支援機関への委託が可能です。

3. 受け入れ後に継続して行う実務

採用・入国後も、実務上の対応は続きます。特定技能1号（通算最長5年の在留が認められる区分）の在留期間は1年・6ヶ月・4ヶ月のいずれかで設定されており、期間ごとに更新手続きが必要です。

また、受け入れ企業には以下のような定期的な報告義務があります。

• 受け入れ状況に関する定期届出（4半期ごと）
• 支援実施状況の報告
• 各種変更事項の届出（住所変更、雇用条件変更など）

これらの対応を怠ると、今後の受け入れに影響が出る場合もあるため、担当者を明確にして管理体制を整えることが重要です。

4. 長期定着を見据えた視点も忘れずに

特定技能1号で採用した人材に長く活躍してもらうには、特定技能2号（在留期間の更新制限がなく、家族帯同も認められる区分）への移行を視野に入れることも大切です。2号は1号より高度な技能水準が求められますが、対象は16分野中15分野（介護を除く）と広く、長期就労・定着の大きな鍵となります。

また、2027年4月には技能実習制度が廃止され、「育成就労制度」へ移行する予定です。育成就労（原則3年以内）→特定技能1号→特定技能2号という流れが想定されており、外国人材の長期的な活用を検討する上でも、この制度変更を念頭に置いておくとよいでしょう。

まとめ

特定技能の受け入れ実務で押さえるべきポイントをまとめると、以下の通りです。

• 自社が対象分野に該当するか・受け入れ要件を満たしているかを事前確認する
• 在留資格申請では、書類作成と取次の役割分担を正しく理解する
• 支援計画を整備し、登録支援機関の活用も検討する
• 受け入れ後の届出・更新手続きをしっかり管理する
• 特定技能2号への移行を見据えた長期視点を持つ

初めての受け入れは不明点も多いかと思いますが、制度の基本を理解した上で準備を進めることで、適切な対応が可能になります。

特定技能の受け入れについてお悩みの方は、登録支援機関でもあるシャインアーチ株式会社にお気軽にご相談ください。